La Conservazione Digitale delle fatture elettroniche

La Conservazione Digitale delle fatture elettroniche

Con l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica anche tra privati il soggetto che emette e riceve fatture è tenuto a conservare digitalmente il documento, secondo determinati standard previsti dalla normativa in vigore.

Che cos’è la conservazione digitale

La conservazione digitale (a norma di legge) consiste in un insieme di attività e processi che, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantiscono il valore giuridico delle fatture permettendo l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti nel medio e nel lungo periodo (solitamente 10 anni), in un ambiente tecnologico presumibilmente diverso da quello originario.

Come conservare

Lo studio o l’azienda che devono adempiere agli obblighi di legge in materia di conservazione digitale possono provvedere in autonomia (conservazione in house) oppure ricorrendo a soggetti esterni (conservazione in outsourcing).

• La conservazione in outsourcing

L’Agenzia delle Entrate fornisce, attraverso l’area Fatture e Corrispettivi del suo sito, la possibilità di aderire ad un servizio gratuito di conservazione digitale delle fatture elettroniche. Sottoscrivendo una apposita delega si esternalizzano il processo di archiviazione e le relativa responsabilità, permettendo l’acquisizione e la conservazione automatica delle fatture emesse e ricevute dal momento dell’adesione al servizio in poi (è possibile registrare anche fatture emesse prima ma è necessario provvedere al loro upload).
Il servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate è un esempio di gestione della conservazione digitale in outsourcing attraverso il quale il soggetto sceglie di adempiere agli obblighi in materia, delegandone l’operatività e le responsabilità ad un ente esterno. Sul mercato sono disponibili numerosi offerte a pagamento.

• La conservazione in house